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跨部门沟通的五步工作法

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跨部门沟通的五步工作法

  在工作中,我们会经常遇到跨部门沟通的问题,如果是一些小事,我们可以自如的应对,但对于一些大的,需要多个部门配合完成的项目沟通,则需要合理规划来完成:
  第一步:信息源的十个确认——就是把跨部门沟通的事情或者信息转化为十个确定的信息——主导部门要确认,主导负责人要确认,目标要确认人,资源要确认,分工要确认,计划时间表要确认,协调整理人要确定,结果要确定,拍板的人要确定,资源需求要确定。离开这十个信息源确认,跨部门沟通通常不会太顺畅,无论你是主导者还是参与都,都首先把这一步做好。
  第二步:按照确认的详情配置资源——资源共分三类,一是人力资源,就是完成沟通事项的人,这个必须按照计划到位,不然的话再好的计划没有去干也是白搭;二是决策和制度资源,就是为这个事制定的基本调子,出一些特殊的政策;三是物质资源,就是办成这个事需要的物资和资金等等。
  第三步:围绕关键节点的跟踪——对于跨部门事项一定要指定专人跟踪并给予这个人一定的决策权限,比如可以签批多少资金权,可以调用跨部门人员等等,跟踪一定要围绕特殊节点进行,所谓特殊节点,就是平常我们说的出结果或者阶段结果前的确认。对关键节点的跟踪落实是跨部门沟通非常关键的一步,要找一个公认的“能人”来做这个事情比较好。
  第四步:问题和情况变化的反馈——每个事项在进行过程中都会遇到一些情况变化,比如环境变化,人员变化,条件变化,政策变化等等,对于这些变化和进行过程中遇到的问题和困难,以及可能出现的滞后或提前情况一定要第一时间反馈,这个与跟踪人的组织得不得力有很大关系,可以这样讲,能不能实事求是的及时反馈并解决过程问题,是跨部门沟通成败的决定因素,很多不了了之就是这样引起的。
  第五步:结果整理和汇报——通过前面四个步骤,要到出结果的时候了,主导部门或者个人要对事情的结果进行整理并汇报到决策人那里,签批最后的意见。
  跨部门沟通虽然看似复杂,只要用心,你一定能做好。